Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, l’email est devenu un canal de communication incontournable, particulièrement en B2B, où il joue un rôle essentiel dans la prospection et la fidélisation.
Cependant, malgré son efficacité, tous les mails n’aboutissent pas à une réponse immédiate. Il est donc souvent nécessaire de relancer un prospect ou un client pour maintenir l’engagement et faire avancer la conversation. Un mail de relance bien rédigé peut être la clé pour maximiser vos chances de succès.
Cet article vous offre des conseils pratiques et des exemples concrets pour rédiger un mail de relance efficace et obtenir une réponse.
Pourquoi utiliser un mail de relance ?
L’envoi de mails de relance est une pratique courante dans de nombreux secteurs d’activités, surtout dans les démarches commerciales. Un mail de relance permet de rappeler à votre interlocuteur l’importance de l’offre ou du message que vous lui avez envoyé précédemment. Ce type de mail est particulièrement pertinent pour plusieurs raisons :
- Réactiver l’attention d’un prospect : Parfois, les prospects ou clients ne répondent pas tout de suite, non pas par désintérêt, mais parce qu’ils sont occupés ou ont oublié votre proposition. Un mail de relance vient raviver leur attention et les inciter à prendre action.
- Maintenir l’engagement : Si vous avez déjà contacté un prospect mais qu’il n’a pas donné suite, une relance peut être la clé pour le pousser à réagir. Cela peut aussi permettre de mieux comprendre ses attentes et ajuster votre proposition en conséquence.
- Optimiser les chances de conversion : Les études montrent qu’un simple mail de relance supplémentaire peut augmenter le taux de réponse d’environ 11%. Ces relances, quand elles sont bien menées, permettent de garder le prospect engagé dans le processus de décision.
En résumé, le mail de relance est un outil puissant pour poursuivre le dialogue, rappeler une proposition ou confirmer une action, et il peut transformer une situation potentiellement perdue en une opportunité réussie.
Quand envoyer un mail de relance ?
Le timing de votre mail de relance est crucial. Trop tôt, vous risquez de paraître pressant, trop tard, vous pourriez perdre l’intérêt du prospect. Voici quelques règles générales à suivre pour choisir le bon moment :
- Relancez après deux à trois jours : Attendez généralement deux à trois jours avant d’envoyer un mail de relance. Cela permet au destinataire de ne pas oublier votre message initial tout en évitant de lui donner l’impression que vous êtes trop insistant. Cette période permet également de tenir compte du fait que votre interlocuteur peut être occupé ou avoir eu des priorités plus urgentes.
- Pas de relance immédiate : Il est important de ne pas envoyer un mail de relance le jour même. Cela peut sembler précipité et peut entraîner un sentiment de harcèlement. L’intervalle entre les messages doit être stratégique.
- Envoyer une relance après une semaine : Si, après plusieurs jours, votre prospect n’a toujours pas réagi, vous pouvez envoyer une relance plus appuyée, en soulignant l’urgence ou la pertinence de l’offre. Cependant, il est préférable de ne pas attendre plus d’une semaine sans relancer, sinon le prospect pourrait avoir oublié votre proposition.
Comment rédiger un mail de relance ?
La rédaction d’un mail de relance efficace nécessite une approche délicate. Voici les éléments clés à considérer pour créer un message à la fois pertinent, percutant et courtois :
1 – Contextualiser le premier échange
Votre mail de relance doit commencer par rappeler brièvement la situation. Cela permettra à votre interlocuteur de se souvenir de votre première interaction. Par exemple :
- Exemple : « Je me permets de revenir vers vous au sujet de notre proposition envoyée le [date], concernant [nom du produit/service]. »
Cette phrase permet de remettre le contexte en place et de montrer que vous n’êtes pas simplement envoyé un message générique.
2 – Expliquer la raison de la relance
L’objectif ici est de rappeler l’intérêt de votre offre, sans pour autant paraître insistant. Vous devez réexpliquer pourquoi votre proposition est pertinente et en quoi elle peut être bénéfique pour votre interlocuteur.
- Exemple : « Je suis convaincu que [nom du produit/service] pourrait vraiment répondre à vos besoins en [décrivez la problématique de votre prospect]. Nous avons récemment ajouté de nouvelles fonctionnalités qui pourraient vous intéresser. »
En d’autres termes, vous rappelez la valeur de votre proposition et l’adaptez spécifiquement aux besoins du destinataire.
3 – La structure du message
La forme est aussi importante que le fond. Voici quelques règles de base pour structurer un mail de relance efficace :
- Mise en page claire : Un message aéré et bien organisé facilite la lecture. Évitez de trop détailler et soyez concis.
- Utiliser des listes : Si vous devez lister plusieurs éléments (avantages, fonctionnalités, etc.), préférez une liste à puces pour que le contenu soit plus facile à lire et à assimiler.
- Appel à l’action (CTA) : Un bon mail de relance se termine toujours par un appel à l’action clair. Par exemple, proposez une rencontre, une démonstration, ou demandez si le prospect souhaite discuter davantage de l’offre.
- Exemple : « Seriez-vous disponible pour une courte réunion afin de discuter des possibilités d’intégration de notre solution dans votre entreprise ? »
LIRE AUSSI : Quel ton adopter dans un email de prospection B2B ?
4 – Soigner la conclusion
La conclusion doit inviter à la discussion, mais de manière légère et amicale. Evitez les formules trop formelles ou agressives.
- Exemple : « N’hésitez pas à revenir vers moi si vous avez des questions, je serais ravi de vous répondre. »
Cela donne une tonalité plus naturelle et décontractée à votre message, encourageant ainsi une réponse.
Exemples de mails de relance
Voici quelques exemples pratiques pour vous inspirer, en fonction de différentes situations de relance.
1 – Relance après une proposition commerciale
Objet : Suivi de notre proposition – [Nom de votre entreprise]
Bonjour [Nom du destinataire],
Je me permets de vous relancer concernant notre proposition envoyée le [date d’envoi]. Nous serions ravis de discuter plus en détail de la manière dont [Nom de votre entreprise] peut vous aider à atteindre vos objectifs.
Restant à votre disposition pour toute question ou pour organiser un appel.
Cordialement,
[Votre nom]
2 – Relance après absence de réponse
Objet : Relance de notre échange – [Nom de votre entreprise]
Bonjour [Prénom],
J’espère que vous allez bien. Je me permets de vous relancer suite à mon précédent message du [date d’envoi]. Peut-être n’avez-vous pas eu l’occasion de le consulter ? Je serais heureux de discuter avec vous de [sujet du mail] à votre convenance.
Bien à vous,
[Votre nom]
3 – Relance après un entretien
Objet : Suivi de notre entretien du [date] – [Nom de votre entreprise]
Bonjour [Prénom],
Je me permets de revenir vers vous concernant notre entretien du [date]. J’aimerais savoir si vous avez eu le temps de réfléchir à notre discussion et si vous avez besoin de plus d’informations.
Merci de votre retour,
[Votre nom]
Conclusion
Les mails de relance sont essentiels pour maximiser vos chances de conclure une vente, de maintenir une relation avec un prospect ou de relancer une opportunité oubliée. En appliquant les bonnes pratiques de timing, de structure et de contenu, vous pouvez créer des messages efficaces qui augmentent vos chances de succès. N’oubliez pas de personnaliser vos relances, de rappeler les bénéfices de votre offre, et d’adopter un ton courtois et engageant. Avec un peu de pratique, vous serez en mesure de transformer une relance en une véritable opportunité commerciale.
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